Folleto de expositores y patrocinios

Pago
Los acuerdos para el espacio de exhibición deben estar firmados y el pago debe recibirse en su totalidad antes de que se asigne el espacio de exhibición o se publique la información del programa.

Subarrendamiento e Intercambio del Espacio de Exposición
Los expositores solo pueden reasignar, subarrendar o compartir el espacio de exposición o mostrar productos o servicios que no sean los que se venden normalmente si obtienen la aprobación previa por escrito de TTI SI.

Espacio de Exposición y Mesa
Todos los espacios de exposición que se hayan pagado en su totalidad se asignarán según la fecha de firma. TTI SI se reserva el derecho de cambiar las asignaciones de mesa o de mover las mesas de exposición para resolver situaciones competitivas o por cualquier otra razón por el bien de las exposiciones en general. Los materiales de exhibición están restringidos a una altura máxima de 10 pies y solo se pueden exhibir detrás de la mesa. Los materiales de exhibición no pueden bloquear la visibilidad de la señalización proporcionada por TTI SI o el hotel, las puertas o los pasillos.

Registro de expositores
Las inclusiones varían según el nivel de patrocinio y las opciones seleccionadas por el expositor.

Política de Cancelación y Reembolso
Se realizará un reembolso del 50% del costo total de la exposición si se recibe una notificación de cancelación por escrito en la oficina de TTI SI el 1 de febrero de 2023 o antes. Envíe los avisos a exhibit@ttiltd.com.

Venta y Solicitud
La solicitud, los letreros, las promociones y la distribución de materiales impresos deben limitarse únicamente al espacio de exposición. Los expositores y su personal o cualquier otra empresa/organización, incluidos aquellos que no exponen en el área de exposición, tienen prohibido exhibir o demostrar productos, solicitar pedidos o distribuir materiales publicitarios en cualquier otro lugar del hotel u otros espacios contratados por TTI SI. Se prohíbe la solicitud, los letreros y la distribución de materiales impresos que promocionen un evento o seminario no sancionado por TTI SI. Todos los impuestos son responsabilidad exclusiva del expositor.

Acceso al Área de Exposición
Los expositores pueden ingresar al área de exposición hasta una hora antes de la hora de apertura programada de cada día y pueden permanecer media hora después de la hora de cierre final de cada día. Si los expositores requieren tiempo adicional en su exposición antes o después de las horas programadas del salón, se deben hacer arreglos especiales con TTI SI con anticipación.

Servicios para expositores

Antes de la conferencia, TTI SI enviará el kit de servicios para expositores a los expositores a los que se les haya asignado un espacio de exposición. El kit incluirá información sobre WiFi, electricidad, envío, servicios y mobiliario disponibles. El expositor y la empresa contratada se encargarán de ordenar y pagar dichos servicios.

Conducta del Expositor
Ningún expositor puede operar de una manera que interfiera con los derechos de otro expositor. Las exposiciones y los materiales de exhibición no pueden extenderse más allá del espacio asignado. Todas las exposiciones deben presentarse de manera profesional. Se prohíbe el funcionamiento de dispositivos de sonido objetables y exhibiciones visuales objetables. TTI SI, a su entera discreción, puede determinar qué es objetable. Se prohíben las siguientes prácticas:
Aparatos eléctricos o mecánicos ruidosos que perturben a otros expositores y/o visitantes.
Disposición de asientos tipo teatro.
Captación de clientes fuera de la mesa, incluidos pasillos, entradas o cualquier otro espacio público.
Entrar en el espacio de otro expositor sin permiso.
Fotografías de los asistentes o de la mesa de otro expositor sin permiso.
Fumar en o alrededor del salón de exposiciones.
Amenazas al personal de TTI SI, a los invitados a la conferencia, al personal del hotel o a las personas que representan a otras empresas expositoras.

Música, exhibiciones y decoraciones
Los letreros, decoraciones, promociones o elementos de exhibición no se pueden pegar, clavar, sujetar ni adherir de manera que puedan dejar residuos o dañar cualquier superficie dentro del salón de exposiciones o del área del hotel. Todo el equipo, promociones, señalización, mesas o publicidad deben limitarse al espacio de exhibición. Nada puede mostrarse o proyectarse fuera del espacio de exhibición. Cualquier música con derechos de autor que reproduzcan los expositores en sus exhibiciones o sesiones debe tener licencia de la Sociedad Americana de Compositores, Autores y Editores (ASCAP) y/o Broadcast Music.

Insignias
Las insignias de expositor proporcionadas por TTI SI deben ser usadas por el personal del expositor durante todas las horas de apertura del salón. Las exposiciones deben estar operativas durante todas las horas de apertura del salón de exposiciones.

Cumplimiento de las normas de seguridad
El expositor asumirá la responsabilidad de cumplir con las ordenanzas locales, municipales, estatales y federales de seguridad, incendios, salud y otras con respecto a la instalación y operación de equipos, exhibidores y materiales de exhibición. El equipo debe estar protegido con protectores de seguridad e ignífugos para evitar riesgos de incendio y lesiones personales.
Seguridad de la mesa: Los pasillos deben estar siempre despejados y libres de desorden. Todas las partes de la exhibición de un expositor deben mantenerse dentro de los límites del espacio de exhibición asignado.

Distribución de Alimentos y Bebidas
Los expositores pueden distribuir caramelos pequeños, del tamaño de un bocado y envueltos individualmente. La distribución de cualquier otro alimento o bebida debe coordinarse a través de TTI SI y el departamento de catering del hotel.

Almacenamiento/Cajas y Contenedores de Embalaje
Los expositores no pueden almacenar cajas de embalaje, cajas, baúles o estuches alrededor de sus espacios de exposición. Si es necesario, se pueden hacer arreglos a través del hotel o con anticipación con TTI SI, pero tenga en cuenta que TTI SI tendrá espacio de almacenamiento limitado.

Seguro
TTI SI y el Hotel no serán responsables por la pérdida o daño de la propiedad de un expositor debido a robo, incendio, accidente o causas destructivas. El expositor es responsable de asegurar su exposición, equipo de exhibición y materiales cuando se desee una protección especial.

Límites de Responsabilidad
TTI SI no será responsable de ninguna pérdida, daño o retraso debido a huelgas, cierres patronales, casos fortuitos, restricciones gubernamentales, acciones enemigas, disturbios civiles, accidentes inevitables u otras causas similares o diferentes fuera del control de TTI SI.

Protección de las Instalaciones de Exposición
Ningún expositor puede permitir que se introduzca ningún artículo o permitir que se realice ningún acto en las instalaciones que viole o aumente las primas de las pólizas de seguro que posean TTI SI o el Hotel, siempre que dichas pólizas no sean más restrictivas que las pólizas de seguro de responsabilidad civil y daños a la propiedad estándar y las pólizas de seguro contra incendios estándar con cobertura extendida. Ningún expositor puede permitir ningún acto por parte de sus empleados o agentes por el cual las instalaciones puedan resultar dañadas o desfiguradas. Los expositores deben entregar el espacio ocupado en las mismas condiciones en que se encontraba al comienzo de la ocupación, con el desgaste normal y las bajas fuera del control razonable del expositor como excepción. Cualquier daño a las instalaciones por parte del expositor, sus empleados o agentes deberá ser reparado a TTI SI o a los propietarios del edificio.

Autorización de Fotos
Ocasionalmente utilizamos fotografías de nuestros expositores en materiales promocionales. Al asistir, usted acepta automáticamente que TTI SI utilice dichas fotos en nuestros materiales.